Já mostrei aqui como colocar na sua planílha, o AutoFiltro a fim de facilitar muito a pesquisa de informações específicas em meio à muitos outros dados. Você verá agora como usar a função subtotal em conjunto com o recurso de AutoFiltro para obter valores que irão variar de acordo com os itens que você deseja exibir.
Excel
Para começar, veja a planílha da imagem abaixo. É uma planílha que simula uma consulta de preços em três mercados e que já tem aplicado o recurso do AutoFiltro.
Se quisermos saber quanto dá o total da compra em cada mercadinho é só somar certo?
Acontece que se usarmos o AutoFiltro para ocultar alguns preços, como do arroz e do chocolate por exemplo, o valor total ainda será o mesmo e isso não condiz com o que estará sendo mostrado na planílha.
É por isso que a função subtotal nesse caso é mais indicada. No caso do exemplo na imagem, teremos que criar para o mercado do Alaor, uma função subtotal na célula "C12" dessa planilha. Também deveremos criar uma função subtotal na célula "D12" para termos os resultados inerentes ao mercado da Ana e criar outra função subtotal na célula "E12" para termos os resultados da soma dos valores no mercado do Zé.
Acontece que a sintaxe da função subtotal contém um número que é o código e que define o que ela deve fazer.
Veja a sintaxe:
=SUBTOTAL(9;referência)
O número 9 na sintaxe acima, diz que essa função subtotal trata-se de um subtotal de soma, se no lugar do 9 fosse o número 6, então essa seria uma função subtotal de multiplicação.
E referência, são as células que serão tratadas pela função. No caso do mercado do Alaor por exemplo, a sintaxe ficaria.
=SUBTOTAL(9;C5:C10)
Para quem tem Excel 2007 ou superior fica fácil, porque ele mesmo dá as dicas de que número corresponde a qual tipo de operação na função subtotal, mas para quem tem uma versão anterior tem essa tabelinha aí abaixo que eu deixo para ser consultada.
Veja que existem dois códigos diferentes para a mesma função. É que na primeira coluna são códigos para realizar operações com as células que estiverem visíveis e ocultas. Já na segunda coluna são os códigos para realizar operações usando a função, somente com as células que estiverem visíveis, ignorando células ocultas.
Por exemplo, se colocarmos uma função subtotal com o código 9, outra com o código 109 (ambos servem para somar) e ocultar as linhas com os preços correspondentes ao café e ao óleo, veja como obteremos resultados diferentes.
Estou falando de células ocultas mesmo. Foram ocultadas as células da linha "5" e "7" da planílha usada no exemplo, não foi usado o recurso do AutoFiltro nesse caso.
Sendo assim, opte pelo caminho mais prático, crie um AutoFiltro para a sua tabela e utilize os códigos da tabelinha da função ao invés de ficar ocultando ou desocultando linhas ou colunas. A menos é claro, que suas necessidades sejam diferentes da exposta. De qualquer forma, com o que foi apresentado, você saberá lidar com alguns problemas que envolvam o uso da função subtotal e escolher por si mesmo o melhor caminho.
Veja um exemplo do uso da função subtotal para obtermos os valores máximos, mínimos e o total dos valores que estão sendo exibidos.
Para o valor máximo a função usa a seguinte sintaxe:
=SUBTOTAL(4;referência)
Para o valor mínimo a sintaxe é:
=SUBTOTAL(5;referência)
E para a soma de valores a sintaxe é:
=SUBTOTAL(9;referência)
É só acompanhar a tabela e escolher o número do código da operação que se adapta à sua necessidade.
Veja que se eu usar o AutoFiltro para retirar os valores do arroz, do sal e do gel dental dessa planílha de exemplo, os resultados mudarão e serão atualizados automaticamente.
Bom, acho que já estendi demais esse assunto e já deve ter ficado claro o uso da função subtotal, mas se mesmo assim você ainda tiver dúvidas, poderá baixar o arquivo de exemplo usado nessa publicação e dar uma olhada nele.
Download do arquivo de exemplo.
Senha para descompactar: lomeutec
É isso aí, até a próxima. ;-)
